SZOI, czyli System Zarządzania Obiegiem Informacji, to aplikacja webowa NFZ służąca świadczeniodawcom i aptekom do elektronicznej wymiany danych z Narodowym Funduszem Zdrowia. W ogólnym zarysie jest przewodnikiem pomiędzy aplikacjami świadczeniodawcy a systemem informatycznym Narodowego Funduszu Zdrowia. Logowanie do SZOI nie jest skomplikowane, ale wymaga znajomości kilku zasad – zwłaszcza jeśli robisz to po raz pierwszy lub trafiłeś na komunikat o błędzie.
Czym jest Portal SZOI i kto może się zalogować
Poprzez wprowadzenie systemu zarządzania obiegiem informacji każda z komórek organizacyjnych świadczeniodawcy może samodzielnie przesyłać pliki komunikatów statystycznych, rozliczeniowych i rachunków refundacyjnych. Innymi słowy: zamiast dostarczać dokumenty osobiście lub telefonicznie potwierdzać ich odbiór, wszystko odbywa się przez przeglądarkę.
Dostęp do przesyłanych danych mają tylko uprawnione osoby po stronie Oddziału NFZ oraz kontrahenci: świadczeniodawcy i apteki, które zostały zarejestrowane w systemie i uzyskały konta. Jeśli podmiot nie jest jeszcze zarejestrowany, logowanie w ogóle nie wchodzi w grę – najpierw trzeba przejść przez rejestrację.
System został zbudowany w oparciu o technologię WEB przy uwzględnieniu wszelkich sposobów zabezpieczania dostępu, w tym szyfrowania komunikacji SSL z kluczem 128-bitowym. To ważna informacja: adres strony logowania powinien zaczynać się od https:// – jeśli przeglądarka zgłasza ostrzeżenie o certyfikacie, warto sprawdzić, czy wchodzi się na właściwą domenę NFZ.
Gdzie znaleźć adres logowania do SZOI
Portal SZOI nie ma jednego, centralnego adresu dla całej Polski. Każdy Oddział Wojewódzki NFZ prowadzi własną instancję systemu. Adres logowania zależy więc od województwa, w którym świadczeniodawca ma podpisaną umowę z NFZ. Przykładowe adresy to odpowiednio podstrony serwisów: nfz-warszawa.pl, nfz-krakow.pl, nfz-lublin.pl itd. – każdy z nich ma sekcję „Dla świadczeniodawców” → „Systemy informatyczne” → „SZOI”.
Nie warto szukać linka przez wyszukiwarkę internetową – lepiej wejść bezpośrednio na stronę właściwego oddziału NFZ i stamtąd przejść do logowania. Minimalizuje to ryzyko trafienia na fałszywą stronę lub nieaktualny link.
Co jest potrzebne do zalogowania się do SZOI
Logowanie wykonuje się za pomocą kodu PIN i hasła udostępnionego przez Oddział Wojewódzki Narodowego Funduszu Zdrowia. PIN to ciąg znaków stanowiący unikalny kod identyfikacyjny nadany przez operatora OW NFZ, natomiast hasło uprawnia do pracy w systemie i jest odpowiednie dla podanego PIN-u.
Oba dane – PIN i hasło – otrzymuje się od właściwego Oddziału Wojewódzkiego NFZ po przejściu procesu rejestracji. W celu uzyskania dostępu do Portalu należy dokonać elektronicznej rejestracji na stronie internetowej SZOI. Proces rejestracji rozpoczyna kliknięcie na link „Formularz rejestracyjny dla nowych podmiotów” – po prawej stronie poniżej okna logowania do systemu SZOI.
Operator ponosi pełną odpowiedzialność za zmiany wprowadzone w systemie, mające wpływ na rozliczenie z NFZ. Z tego tytułu udostępnianie PIN-u i hasła osobom trzecim jest niedozwolone.
Jak przebiega logowanie do Portalu SZOI krok po kroku
Sam proces logowania do systemu SZOI jest prosty i sprowadza się do kilku czynności:
- Wejść na stronę logowania właściwego Oddziału Wojewódzkiego NFZ (adres dostępny w sekcji „Systemy informatyczne” na stronie oddziału).
- W formularzu logowania wpisać PIN w odpowiednim polu.
- Wpisać hasło przypisane do tego PIN-u.
- Zatwierdzić przyciskiem logowania.
- Jeśli skonfigurowano uwierzytelnianie wieloskładnikowe MFA – potwierdzić tożsamość w aplikacji MFA.
Poprawne zalogowanie się do systemu spowoduje wyświetlenie okna aplikacji. Domyślnie system SZOI zostanie ustawiony w obszarze Komunikaty operatora. Niezależnie od obszaru pracy w systemie SZOI wyświetlana jest informacja na temat wersji i nazwy aplikacji oraz dane zalogowanego operatora – informacje te wyświetlane są w lewym górnym rogu okna.
Uwierzytelnianie wieloskładnikowe MFA w SZOI
Jeżeli aplikacja przeznaczona do logowania wieloskładnikowego MFA została zarejestrowana, to podczas logowania system wymaga dodatkowego potwierdzenia tożsamości. To dodatkowa warstwa zabezpieczeń, którą wdrożył NFZ. Rejestracja aplikacji MFA odbywa się jednorazowo – po jej skonfigurowaniu każde kolejne logowanie do SZOI wymaga zatwierdzenia w aplikacji na telefonie.
Jeśli MFA nie zostało jeszcze skonfigurowane, warto to zrobić jak najszybciej – NFZ rekomenduje to rozwiązanie jako element ochrony danych wrażliwych przetwarzanych w systemie.
Najczęstsze problemy z logowaniem do SZOI i jak je rozwiązać
Błędy przy logowaniu do systemu SZOI zdarzają się częściej, niż można by się spodziewać. Większość z nich wynika z prostych pomyłek lub upływu czasu ważności hasła.
Komunikat „Podany operator nie istnieje w systemie”
Podczas logowania się do systemu SZOI może pojawić się komunikat: „Podany operator nie istnieje w systemie lub nie posiada uprawnień do wybranej opcji” – oznacza to, że hasło lub PIN wpisane w formularzu logowania są nieprawidłowe. Częstą przyczyną wprowadzania błędnych haseł jest zamienianie dużych liter na małe lub odwrotnie – należy zwrócić uwagę, czy nie został włączony klawisz CapsLock.
Należy również zwrócić uwagę na fakt, że system SZOI wymusza zmianę hasła raz na 30 dni. Może się zdarzyć, że przyczyną problemów z logowaniem jest posługiwanie się hasłem sprzed ostatniej zmiany dokonanej w ciągu ostatniego miesiąca. To jeden z najczęstszych powodów zablokowania dostępu – szczególnie gdy z systemu korzysta kilka osób w placówce i nie ma jasno ustalonego, kto odpowiada za aktualizację hasła.
W przypadku gdy system odnotował błędne logowanie, w górnej części okna wyświetlany będzie odpowiedni komunikat wraz z datą ostatniego błędnego logowania. Warto to sprawdzić zaraz po zalogowaniu – jeśli data nie zgadza się z ostatnim własnym logowaniem, może to sygnalizować próbę nieautoryzowanego dostępu.
Jak odzyskać hasło do SZOI
W celu odzyskania hasła należy wypełnić wniosek o zmianę hasła – znajduje się on na stronie logowania do systemu SZOI – następnie wydrukować go, podpisać i wysłać mailowo na adres podany na wniosku bądź listownie.
Po obsłudze wniosku w NFZ nowe hasło wysyłane będzie niezwłocznie pocztą na adres korespondencyjny podany przez świadczeniodawcę/aptekę lub na adres mailowy podany do systemu informatycznego OW NFZ w momencie rejestracji wniosku. Warto więc wcześniej upewnić się, że dane adresowe w systemie są aktualne – inaczej nowe hasło trafi pod stary adres.
Aby skorzystać z możliwości odzyskania hasła przez e-mail, w momencie braku dostępu do systemu SZOI należy wcześniej – mając dostęp do systemu – skonfigurować tę funkcjonalność. Innymi słowy: e-mailowe odzyskiwanie hasła trzeba ustawić z wyprzedzeniem, gdy jeszcze można się zalogować. Jeśli tego nie zrobiono, pozostaje droga papierowa.
Co zrobić po pierwszym zalogowaniu do SZOI
Zalecane jest, aby po wykonaniu pierwszego logowania do systemu operator świadczeniodawcy skorzystał z operacji dostępnych w obszarze Administrator w celu dodania nowych operatorów systemu. Każdy operator systemu może mieć zdefiniowane uprawnienia zależne od powierzonych mu zadań.
Dobrą praktyką jest też od razu skonfigurowanie adresu e-mail do odzyskiwania hasła oraz ustawienie uwierzytelniania MFA. Dzięki temu unika się sytuacji, w której zablokowany dostęp oznacza kilkudniowe czekanie na nowe hasło pocztą tradycyjną.
Każde logowanie użytkownika do systemu jest odnotowywane na serwerze wraz z operacjami, które wykonuje, oraz numerem IP komputera, z którego korzysta w trakcie wykonywania zadań. System SZOI jest więc w pełni audytowalny – każda zmiana jest przypisana do konkretnego operatora, co ma bezpośrednie przełożenie na rozliczenia z NFZ. Dlatego tak ważne jest, żeby każda osoba pracująca w systemie miała własne konto, a nie korzystała ze wspólnych danych logowania.